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公司文件管理制度11篇

在我們平凡的日常里，接觸到制度的地方越來越多，制度是要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動準則。那么什么樣的制度才是有效的呢？以下是小編精心整理的公司文件管理制度，歡迎大家分享。

一、總則

1、為規(guī)范公司文件的起草、審批、傳達、存檔工作，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，結(jié)合公司的實際情況，特制訂本制度。

2、文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，公司上報下發(fā)的各種文件，同級相關方函、電、來文。其中工程系統(tǒng)與甲方的往來函件按《檔案管理制度》執(zhí)行。

3、公司文件由辦公室統(tǒng)一管理和存檔。

一、文件的分類

1、外收文：公司從外部接收的政府文件。

2、外發(fā)文：以公司名義向外部發(fā)送的文件。

3、內(nèi)行文：公司內(nèi)部下發(fā)的`文件，分為正式文件和臨時文件（指時效性較強的文件）。本制度的內(nèi)行文所指的是正式文件。

三、內(nèi)行文的管理

1、內(nèi)行文的范圍：

凡是以公司名義對內(nèi)發(fā)布的制度、辦法、通知、決定、決議、會議紀要和會議簡報，均屬內(nèi)行文范圍。

2、內(nèi)行文的編號

1 目的

為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之規(guī)范化、科學化、制度化，對公司的文件的體例格式、編制、編號、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標準作出明確規(guī)定，實現(xiàn)公司文件管理的規(guī)范化、制度化、提高公司文件管理的`有效性和適應性。結(jié)合公司實際工作情況，特制定本制度。

2 適用范圍

適用于公司及各部門文件和外來文件的管理。

3 職責

3.1 公司總經(jīng)辦是公司文件管理的歸口部門，負責文件管理制度的制定、修訂的起草及本制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負責在全公司范圍內(nèi)對本制度執(zhí)行的指導及監(jiān)督。

3.2 總經(jīng)辦負責公司質(zhì)量管理體系、管理制度、行政性文件、法律法規(guī)文件、政府相關外來文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。

3.3 各部門產(chǎn)生的內(nèi)部使用的文件有部門負責人或者指定人員負責文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。

3.4 文件編制、審批、發(fā)布的權責

3.4.1 總經(jīng)辦負責組織制定公司行政管理、人力資源管理及其他基礎性管理制度及行政性發(fā)文（通知、通告）等文件。

3.4.2 財務部負責制定公司財務管理制度文件。

3.4.3 客服部負責制定公司客服管理制度文件。

3.4.4 生產(chǎn)部負責制定公司生產(chǎn)管理制度文件。

3.4.5 質(zhì)檢部負責組織制定公司質(zhì)量體系文件、產(chǎn)品認證文件，并負責制定質(zhì)量管理制度、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗規(guī)程、檢驗作業(yè)指導書等文件。

3.4.6 設計部負責制定公司公司技術管理規(guī)范、產(chǎn)品技術標準、產(chǎn)品設計開發(fā)輸出文件（設計圖樣、產(chǎn)品bom、檢驗標準、規(guī)范測試）等文件。

3.4.7 工廠負責制定產(chǎn)品bom、產(chǎn)品工藝文件、操作規(guī)程、生產(chǎn)作業(yè)指導書等文件（由打樣工廠負責）。

3.4.8 公司及各部門文件制定由部門負責人或指定人員編制，公司副總或部門負責人審核，總經(jīng)理批準。

3.4.9 公司及各部門文件分發(fā)布前，應向總經(jīng)辦提交電子/紙張文件審核備案，并獲得文件號。

3.5 質(zhì)量體系文件的編制、審核、批準、發(fā)布，依《質(zhì)量手冊》和《文件控制程序》的規(guī)定執(zhí)行。

4.定義

4.1 文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執(zhí)行效力和規(guī)范體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關活動的重要依據(jù)和工具。

4.2 受控文件：需要對文件的分發(fā)、更改、回收進行控制。隨時保持最新有效版本的文件，

4.3 非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。

4.4 外來文件：指來源于公司之外的與公司各項工作開展和進行相關活動有關的文件。(法律、法規(guī)、標準、行業(yè)規(guī)范、客戶要求等）

5.工作程序

5.1 文件的分類

5.1.1 文件屬性分類

（1）質(zhì)量體系文件：質(zhì)量方針、質(zhì)量目標、質(zhì)量手冊、質(zhì)量體系程序文件、質(zhì)量計劃及質(zhì)量體系運行過程中形成的文件。

（2）行政性文件：公司的公告、通知、通報、報告、申請、傳真等。

（3）管理性文件：公司管理規(guī)章制度、工作流程、規(guī)范/規(guī)定等，如人力資源管理制度、行政管理制度、產(chǎn)品設計開發(fā)流程等。

（4） 技術性文件：產(chǎn)品標準、設計圖樣、工藝文件、操作規(guī)程、檢驗規(guī)程等。

（5） 外來文件：國家有關法律、法規(guī)、國家/行業(yè)標準、供應商/客戶提供文件、設備文檔等。

5.1.2 文件階層分類

（1) 一階文件：公司章程、公司經(jīng)營規(guī)劃/計劃、質(zhì)量手冊。

（2) 二階文件：公司經(jīng)營管理活動開展所有過程控制的程序文件。

（3) 三階文件：管理制度、規(guī)范/規(guī)定、設計文件、技術規(guī)程、作業(yè)指導書、外來文件等。

（4) 四階文件：各記錄表單、報表等。

（一）總則

，詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級；

5、兩辦應根據(jù)黨委、廠部的要求和上級有關指示精神，有關文件規(guī)定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；

6、經(jīng)兩辦審查修改後的文稿，送部門主管領導核稿（對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負責）；

7、對審核時修改較多，有礙列印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新謄寫清楚；

8、需經(jīng)會簽的文稿，應在交付列印前送會簽部門會簽；

9、文稿審核會簽後，按批準許可權的規(guī)定分別呈送黨委、廠部領導審定批準簽發(fā)；

10、經(jīng)領導批準簽發(fā)後的文稿交兩辦機要秘書統(tǒng)一編號送打字室列??；

11、文件列印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發(fā)文稿上簽名；

12、文件打字後，由兩辦派專人按數(shù)印刷，再由兩辦機要秘書分發(fā)并檢查落實情況，對印刷質(zhì)量不好的文件，機要秘書應拒絕蓋印分發(fā)。

（五）文件的借閱和清退

，詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級；

5.辦公室應根據(jù)黨支部、行政的要求和上級有關指示精神，有關文件規(guī)定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；

6.經(jīng)辦公室審查修改后的文稿，送分管領導核稿(對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負責)；

7.對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新整理寫清楚；

8.需經(jīng)會簽的文稿，應在交付打印前送會簽部門會簽；

9.文稿審核會簽后，按批準權限的規(guī)定分別呈送黨政領導審定批準簽發(fā)；

10.經(jīng)領導批準簽發(fā)后的文稿交辦公室收發(fā)員(文書)統(tǒng)一編號送打字室打??；

11.文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發(fā)文稿上簽名；

12.文件打字后，由辦公室派專人按數(shù)印刷，再由收發(fā)員(文書)分發(fā)并檢查落實情況。

(五)文件的借閱和清退

第十一條 各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負責人簽寫便條，對有密級的文件須分管領導或辦公室主任同意后方可借閱。

第十二條 借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

第十三條 辦公室收發(fā)員(文書)對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。

(六)文件的立卷與歸檔

第十五條 文件的歸檔范圍：

1.凡下列文件統(tǒng)一分別由辦公室收發(fā)員(文書)負責歸檔：

(1)上級機關來文，包括上級對單位報告、申請的批復；

(2)黨支部、行政辦公室發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、、領導發(fā)言和生產(chǎn)工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等；

(3)黨支部會、主任辦公會議、中層干部會議、職工委員會以及各種例會記錄；

(4)支部黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等組織召開的代表大會所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等；

(5)有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果；

(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本單位在會上匯報表言材料等；

(7)上級機關領導同志來單位檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本單位向上級進行匯報的提綱和材料；

(8)反映本單位生產(chǎn)活動、先進人物事跡及領導工作等的音、像攝制品；

(9)單位日志和大事記；

(10)單位向上級請示批復的文件及上報的有關材料。

2.業(yè)務科室，各群眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務科室、群眾團體負責立卷歸檔。

第十六條 立卷要求

1.文件立卷應按照內(nèi)容、名稱、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

2.立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完。

(七)文件的銷毀

第十七條 對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，辦公室應定期清理造冊，并按上級有關規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。

第十八條 經(jīng)審核同意銷毀的文件，應在辦公室收發(fā)員(文書)和正副主任以及分管領導的共同監(jiān)督下銷毀。

一、總則

第一條、為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據(jù)有關規(guī)定，結(jié)合企業(yè)實際情況，特制訂本制度。

第二條、文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文、同級函、電、來文、企業(yè)上報下發(fā)的各種文件、資料。

二、收文的管理

第三條、公文的簽收

1、凡接收公文均由秘書登記簽收后分別轉(zhuǎn)交相關部門，在簽收和拆封時，秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。

2、對政府部門發(fā)來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告有關部門，并登記差錯文件的文號。

第四條、公文的閱批與分轉(zhuǎn)

1、凡正式文件均需由秘書根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送總經(jīng)理親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

2、一般函、電單據(jù)等，由秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦部門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。

3、為加速文件運轉(zhuǎn)，秘書應在當天或第二天將文件送到總經(jīng)理辦公室，如關系到兩個以上業(yè)務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天。

第五條、文件的傳閱與催辦

1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借給其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。

2、閱讀文件應抓緊時間，當天閱讀完后應在下班前將文件交秘書處，閱批文件一般不得超過兩天，閱后簽名以示負責。如有總經(jīng)理“批示”、“擬辦意見”，秘書應責成有關部門和人員按文件所提要求和總經(jīng)理批示辦理有關事宜。

3、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。

4、文件閱完后應送交秘書，切忌橫傳。

5、行政秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放或分散，如需備查，應按照有關保密規(guī)定，并征得秘書同意予以復印或摘抄，原件應及時周轉(zhuǎn)歸檔。

三、文件借閱和清退

第六條、各部門有關人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門主管簽寫便條，對有密級的文件須秘書同意后方可借閱。

第七條、借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾畫等。

第八條、各部門應具體指定責任心強的主管負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

四、文件的立卷與歸檔

第九條、文件的歸檔范圍

凡下列文件統(tǒng)一由行政秘書歸檔：

1、企業(yè)領導發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結(jié)、領導發(fā)言和經(jīng)營工作的'各類計劃、統(tǒng)計、季度、年度報表等。

2、各種專業(yè)例會記錄。

3、企業(yè)召開重要會議所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等。

4、有保存價值的客戶資料及處理結(jié)果。

5、企業(yè)日志和大事記。

第十條、立卷要求

1、文件的立卷應按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

2、立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

五、文件的銷毀

第十一條、對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，秘書應定期清理造冊并按行政有關規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。

六、附則

第十二條、本制度解釋權歸行政部。

第十三條、本制度自公布之日起執(zhí)行。

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